Lanjutan Tata Cara Pembuatan Laporan 4

4.3.4 Langkah-Langkah dalam Pembuatan Laporan

Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya (fungsinya), maka laporan harus disusun secara tepat. Laporan dapat disusun secara tepat apabila prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunan nya tepat pula.

Langkah-langkah atau prosedur yang harus ditempuh dalampembuatan laporan adalah sebagai berikut:

1. Menentukan perihal (subyek)

Ini dilakukan dengan maksud:

a. agar yang akan dilaporkan terang dan jelas;

b. agar tahu membatasi diri (tidak melantur);

c. agar memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan;

d. untuk mempermudah pengumpulan data.

2. Mengumpulkan fakta dan data

Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan laporan, misalnya:

a. Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya;

b. Skema atau struktur organisasi;

c. Data kepegawaian, keuangan, materiil, peralatan pemasaran dan sebagainya;

d. Rencana/program kerja;

e. Notulen rapat;

f. Grafik, tabel dan sebagainya;

g. Rumusan tugas, job description dan sebagainya;

h. Buku-buku pedoman kerja (manual).

Bahan-bahan laporan di atas diperoleh dari sumber-sumber primer (primary resource) maupun dari sumber-sumber sekunder (secondary resource); Sumber-sumber primer (primary resource), meliputi data dari :

a. Hasil wawancara;

b. Hasil diskusi;

c. Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionaire);

d. Hasil observasi Iangsung;

Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data dari:

a. Perpustakaan dan dokumentasi;

b. Statistik;

c. Almanak;

d. Buku harian;

e. Laporan-laporan;

f. Hasil riset dari lembaga.

3. Data yang telah terkumpul melalui cara-cara pengumpulan seperti tersebut di atas, agar dapat dipergunakan dengan baik, sistematis dan tepat harus diadakan pengklasifikasian dengan setepat-tepatnya.

Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka :

a.      menyusun sistematika laporan;

b.      menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk analisis dan data mana pula yang cukup disertakan sebagai lampiran-lampiran;

c.       mempermudah penentuan korelasi antara data yang satu dan data lainnya, dan selanjutnya akan mempermudah dalam analisisnya;

d.      evaluasi dan pengolahan data

Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana diuraikan di atas, maka dapatlah diadakan evaluasi dan pengolahan (analisis) data;

e.      membuat kerangka laporan

LAPORAN

Share This :